Privacybeleid

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door De Onderneming Networks B.V., handelend onder de naam Vitalion, statutair gevestigd te Zeist en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 95081267 (hierna: "Vitalion", "wij", "ons" of "onze"). Vitalion treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna: "AVG") voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de dienstverlening via het platform vitalion.nl. Onze contactgegevens: De Onderneming Networks B.V. Dr. H. Colijnlaan 22 3705 HT Zeist E-mail: info@vitalion.nl KvK-nummer: 95081267 BTW-identificatienummer: NL866993617B01

2.1 Dit privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden in het kader van: a) het gebruik van het platform vitalion.nl en alle daaraan gerelateerde (sub)domeinen; b) de aanmaak en het beheer van een gebruikersaccount; c) het gebruik van de matchingdiensten, waaronder de AI-gestuurde matching van profielen met opdrachten; d) het gebruik van de verloningsdiensten, waaronder urenregistratie, declaratieverwerking en kilometeradministratie; e) het afnemen van abonnementen en het verrichten van betalingen; f) de communicatie met Vitalion, waaronder e-mailcorrespondentie, contactformulieren en overige communicatiekanalen. 2.2 Dit privacybeleid is niet van toepassing op websites, applicaties of diensten van derden waarnaar vanuit het platform wordt verwezen. Vitalion is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de verwerkingspraktijken van dergelijke derden. 2.3 Vitalion behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te allen tijde te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op het platform. Bij substantiële wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via het bij ons bekende e-mailadres.

In dit privacybeleid wordt verstaan onder: a) Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bedoeld in artikel 4, lid 1, AVG. b) Verwerking: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. c) Betrokkene: de natuurlijke persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt. d) Platform: de website vitalion.nl, alle daaraan gerelateerde applicaties, portalen en digitale diensten die door Vitalion worden aangeboden. e) Verwerkingsverantwoordelijke: De Onderneming Networks B.V., handelend onder de naam Vitalion, die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. f) Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. g) Ontvanger: een natuurlijke persoon of rechtspersoon aan wie persoonsgegevens worden verstrekt.

4.1 Vitalion verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens, afhankelijk van de wijze waarop u gebruikmaakt van het platform en de diensten: a) Identificatiegegevens: voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum (indien van toepassing), bedrijfsnaam. b) Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer (indien verstrekt). c) Accountgegevens: gebruikersnaam, versleuteld wachtwoord, accountvoorkeuren, taalinstelling. d) Professionele gegevens: curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding, vaardigheden, competenties, functietitel, gewenst uurtarief, beschikbaarheid. e) Verloningsgegevens: urenregistraties, declaraties, bonnetjes en facturen, kilometeradministratie, maandoverzichten. f) Financiële gegevens: factuurgegevens, betalingshistorie, abonnementsinformatie. Wij slaan geen betaalkaartgegevens of bankrekeningnummers op; de verwerking van betalingen geschiedt uitsluitend door onze betalingsdienstverlener. g) Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, apparaattype, schermresolutie, taalkeuze van de browser, verwijzende URL, datum en tijdstip van toegang, paginaweergaven. h) Gebruiksgegevens: klikgedrag, sessieduur, interactie met functionaliteiten van het platform. i) Communicatiegegevens: inhoud van e-mails, contactformulierberichten en overige correspondentie met Vitalion. 4.2 Vitalion verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG (zoals gegevens over gezondheid, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of seksuele gerichtheid), tenzij de betrokkene dergelijke gegevens uit eigen beweging opneemt in een geüpload CV of overige documentatie. In dat geval verwerkt Vitalion deze gegevens uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de matchingdiensten en op basis van de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

5.1 Vitalion verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, op basis van de daarbij vermelde rechtsgronden: a) Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, sub b, AVG): • Het aanmaken, beheren en beveiligen van uw account. • Het leveren van de matchingdiensten, waaronder de AI-gestuurde analyse van uw CV en het koppelen aan relevante opdrachten. • Het verwerken van verloningsdiensten, waaronder urenregistratie, declaraties, kilometeradministratie en salarisverwerking. • Het verwerken van abonnementen, facturen en betalingen. • Het communiceren over uw account, diensten of verzoeken. b) Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, sub f, AVG): • Het verbeteren en optimaliseren van het platform en de gebruikerservaring. • Het analyseren van gebruikspatronen ten behoeve van productontwikkeling. • Het beveiligen van het platform en het voorkomen van fraude, misbruik en ongeautoriseerde toegang. • Het uitvoeren van interne rapportages en managementinformatie. c) Wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, sub c, AVG): • Het voldoen aan fiscale bewaarplichten en boekhoudkundige verplichtingen. • Het voldoen aan verplichtingen op grond van de Wet op de loonbelasting, de Wet DBA en overige arbeidsrechtelijke wet- en regelgeving. • Het voldoen aan verzoeken van bevoegde autoriteiten. d) Toestemming (artikel 6, lid 1, sub a, AVG): • Het verzenden van nieuwsbrieven of commerciële communicaties (uitsluitend indien u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven). • Het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies (zie Artikel 11). 5.2 Indien de verwerking is gebaseerd op toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

6.1 Vitalion maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) voor het matchen van profielen met opdrachten. Dit proces omvat de geautomatiseerde analyse van uw CV, werkervaring, vaardigheden en overige professionele gegevens ten behoeve van het genereren van relevante matchingsuggesties. 6.2 De AI-technologie die Vitalion inzet, draait op eigen infrastructuur binnen Nederland. Uw profiel- en CV-gegevens worden niet doorgestuurd naar externe AI-diensten of -platforms van derden. 6.3 De uitkomsten van het matchingproces zijn te allen tijde niet-bindende suggesties. Er vindt geen sprake van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG plaats die rechtsgevolgen heeft voor de betrokkene of de betrokkene anderszins in aanmerkelijke mate treft. De gebruiker beslist altijd zelf of hij of zij op een gesuggereerde opdracht reageert. 6.4 U heeft het recht om bezwaar te maken tegen geautomatiseerde verwerking en om menselijke tussenkomst te verzoeken bij de beoordeling van matchingresultaten. Een dergelijk verzoek kunt u richten aan info@vitalion.nl.

7.1 Vitalion bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, dan wel zo lang als wettelijk is vereist. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing: a) Accountgegevens: worden bewaard gedurende de looptijd van het account en worden verwijderd binnen 30 dagen na verwijdering van het account door de gebruiker, tenzij langere bewaring wettelijk is vereist. b) Professionele gegevens (CV, profiel): worden bewaard tot de gebruiker deze verwijdert of het account opheft. c) Verloningsgegevens, facturen en financiële administratie: worden bewaard gedurende een periode van zeven (7) jaar na afloop van het betreffende boekjaar, conform de fiscale bewaarplicht op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. d) Technische log- en gebruiksgegevens: worden bewaard gedurende een periode van maximaal negentig (90) dagen, waarna zij worden geanonimiseerd of verwijderd. e) Communicatiegegevens: worden bewaard gedurende de looptijd van het account, vermeerderd met een periode van twee (2) jaar, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor de afwikkeling van een geschil of klacht. f) Cookie-gerelateerde gegevens: conform de bewaartermijnen zoals vermeld in Artikel 11. 7.2 Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens onherroepelijk gewist of geanonimiseerd, tenzij er een wettelijke grondslag bestaat voor langere bewaring.

8.1 Vitalion verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden voor zover dat noodzakelijk is voor de in Artikel 5 genoemde doeleinden. Vitalion maakt gebruik van de volgende categorieën van ontvangers: a) Betalingsdienstverleners: voor de verwerking van online betalingen. Uitsluitend de voor de transactie noodzakelijke gegevens worden gedeeld. Vitalion slaat zelf geen betaalkaartgegevens of bankrekeningnummers op. b) Hostingdienstverleners: voor de technische hosting en het beschikbaar stellen van het platform. Hosting vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER). c) E-maildienstverleners: voor het verzenden van transactionele e-mails (zoals accountbevestigingen, wachtwoordherstel en factuurbijlagen). d) Boekhouding en administratie: voor zover noodzakelijk ter nakoming van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. e) Overheidsinstanties en toezichthouders: voor zover Vitalion daartoe wettelijk is gehouden of daartoe wordt verplicht door een bevoegde autoriteit. 8.2 Met alle verwerkers die namens Vitalion persoonsgegevens verwerken, is een verwerkersovereenkomst gesloten conform artikel 28 AVG, waarin passende technische en organisatorische maatregelen zijn vastgelegd. 8.3 Vitalion verkoopt, verhuurt of verhandelt uw persoonsgegevens nimmer aan derden voor commerciële of marketingdoeleinden.

9.1 Vitalion streeft ernaar alle persoonsgegevens op te slaan en te verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Alle primaire dataopslag en AI-verwerking vindt plaats op infrastructuur gesitueerd in Nederland. 9.2 Indien in uitzonderlijke gevallen doorgifte van persoonsgegevens naar een land buiten de EER noodzakelijk zou zijn, zal Vitalion passende waarborgen treffen conform Hoofdstuk V van de AVG, waaronder: a) een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (artikel 45 AVG); b) standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) zoals vastgesteld door de Europese Commissie (artikel 46, lid 2, sub c, AVG); of c) andere passende waarborgen als bedoeld in artikel 46 AVG. 9.3 U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen door een verzoek te richten aan info@vitalion.nl.

10.1 Vitalion treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging, overeenkomstig artikel 32 AVG. Deze maatregelen omvatten onder meer: a) Versleuteling van alle dataverkeer tussen de gebruiker en het platform middels TLS/SSL-protocollen. b) Versleutelde opslag van gevoelige gegevens, waaronder wachtwoorden (met behulp van industriestandaard hashing-algoritmen) en geüploade documenten. c) Logische toegangsbeperking op databaseniveau, waarbij gebruikers uitsluitend toegang hebben tot hun eigen gegevens. d) Periodieke back-ups van alle gegevens op geografisch gespreide locaties binnen Nederland. e) Continue monitoring van de infrastructuur op beveiligingsincidenten en anomalieën. f) Regelmatige evaluatie en actualisering van beveiligingsmaatregelen op basis van risicoanalyses. g) Beperking van de toegang tot persoonsgegevens tot uitsluitend die medewerkers en verwerkers die deze toegang nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. 10.2 In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) zal Vitalion deze melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na kennisname, conform artikel 33 AVG, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Indien de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, zal Vitalion de betrokkene(n) hiervan onverwijld op de hoogte stellen conform artikel 34 AVG.

11.1 Het platform maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het bezoeken van het platform op uw apparaat wordt geplaatst. 11.2 Vitalion maakt onderscheid tussen de volgende categorieën cookies: a) Strikt noodzakelijke cookies: deze cookies zijn essentieel voor het functioneren van het platform en kunnen niet worden uitgeschakeld. Zij worden onder meer gebruikt voor het instandhouden van uw sessie, het onthouden van uw inlogstatus en het waarborgen van de beveiliging. b) Functionele cookies: deze cookies worden gebruikt om uw voorkeuren te onthouden (zoals taalinstelling) en het platform beter op uw behoeften af te stemmen. c) Analytische cookies: deze cookies worden gebruikt om inzicht te verkrijgen in het gebruik van het platform, ten behoeve van verbetering en optimalisatie. Deze gegevens worden zoveel mogelijk geanonimiseerd verwerkt. 11.3 Voor het plaatsen van cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, vraagt Vitalion voorafgaand uw toestemming. U kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde wijzigen via uw browserinstellingen. 11.4 Het uitschakelen van bepaalde cookies kan tot gevolg hebben dat het platform niet optimaal functioneert.

12.1 Op grond van de AVG heeft u als betrokkene de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens: a) Recht van inzage (artikel 15 AVG): u heeft het recht om uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en aanvullende informatie. b) Recht op rectificatie (artikel 16 AVG): u heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens die op u betrekking hebben onverwijld te laten rectificeren. Met inachtneming van de doeleinden van de verwerking heeft u het recht vervollediging van onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen. c) Recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG): u heeft het recht om de wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen wanneer een van de in artikel 17 AVG genoemde gronden van toepassing is, bijvoorbeeld wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. d) Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): u heeft het recht op beperking van de verwerking wanneer een van de in artikel 18 AVG genoemde voorwaarden van toepassing is. e) Recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG): u heeft het recht de u betreffende persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te verkrijgen, en u heeft het recht die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. f) Recht van bezwaar (artikel 21 AVG): u heeft te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van Vitalion. g) Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (artikel 22 AVG): zie Artikel 6 van dit privacybeleid. 12.2 U kunt een verzoek tot uitoefening van uw rechten richten aan info@vitalion.nl. Vitalion zal uw verzoek zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen dertig (30) dagen na ontvangst, behandelen. Indien de complexiteit van het verzoek of het aantal verzoeken daartoe aanleiding geeft, kan deze termijn met maximaal zestig (60) dagen worden verlengd, waarvan u voorafgaand op de hoogte zal worden gesteld. 12.3 Vitalion kan u verzoeken uw identiteit te verifiëren alvorens een verzoek in behandeling te nemen, teneinde te waarborgen dat het verzoek afkomstig is van de betreffende betrokkene.

13.1 Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens inbreuk maakt op de AVG, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374 2509 AJ Den Haag Telefoon: 088 - 1805 250 Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl 13.2 Vitalion verzoekt u vriendelijk om bij klachten eerst contact op te nemen met Vitalion via info@vitalion.nl, zodat wij gezamenlijk naar een passende oplossing kunnen zoeken.

14.1 Dit privacybeleid is opgesteld in de Nederlandse taal. Bij eventuele discrepanties tussen de Nederlandse versie en een vertaling prevaleert de Nederlandse tekst. 14.2 Indien enige bepaling van dit privacybeleid nietig of vernietigbaar wordt geacht, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. De nietige of vernietigbare bepaling zal worden vervangen door een bepaling die qua strekking zo dicht mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bepaling. 14.3 Op dit privacybeleid is Nederlands recht van toepassing. 14.4 Dit privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 4 maart 2026.